Cinco ahorros que solo sirven para botar el dinero en su organización

Pantallazo Azul...

Tengo la profunda convicción de que para ser un excelente gerente, basta con guiarse por la sabiduría popular. “Lo barato sale caro”: esto es ABSOLUTAMENTE cierto para las organizaciones. Lo triste es que la experiencia demuestra que es uno de los errores más frecuentes. Pero no nos echemos a llorar: veamos a continuación el top 5 de los ahorros inútiles en las organizaciones. Cada vez vamos a ir subiendo de nivel, cada “pecado” es peor. Ahora bien, si no tiene mucho tiempo, sáltese los tres primeros puntos y concéntrese en los dos puntos finales. Empecemos entonces con el top 5:

• Infraestructura barata: este es el número cinco, el menor de los pecados de este top 5; si Ud. ahorra por este medio, se lo podemos “perdonar”. Hay circunstancias en las cuales – sobre todo en las organizaciones de carácter industrial/productivo en que es totalmente comprensible, y casi inevitable. Además, las empresas nuevas no tienen en muchas ocasiones recursos – léase dinero – y “músculo organizacional” – léase tiempo, personal, procesos - suficientes para invertir en una infraestructura de buen nivel. Dicho lo anterior, no hay que confundir las cosas. Aún para la pequeña industria, si las condiciones laborales no están ayudando al personal – verdad de Perogrullo – pues entonces lo están afectando. La iluminación es un problema clásico, y por cierto, en la mayoría de los casos, bastante económico de resolver. En el caso de los puestos sujetos a trabajo intelectual, la temperatura es importante. Su gente clave y de control le va a producir más si está más cómoda.  Ahora bien, en el caso de empresas de servicio y sobre todo, si hay contacto directo con el cliente, recuerde que todo entra por los ojos. El backoffice puede incluso descuidarse – su frontdesk, jamás.

• Equipo barato: Ya empezamos a subir la escala. Si su gente trabaja con equipo barato, desactualizado o incorrecto, ya no es “minucia”. Productividad. Ese es el tema. Parece mentira, pero en mi experiencia, un monitor o teclado con problemas digamos leves puede disminuir la productividad de un persona en un 20%. Y ni para que hablar del hardware compartido en las organizaciones: impresoras, fotocopiadoras, scanners, etc. El efecto se multiplica por “n”, donde “n” es el número de usuarios del equipo en cuestión.   Ha vivido alguna vez la fila de gente en torno a una impresora dañada? No vale la pena: arréglelo. Cámbielo. Contrate servicio de mantenimiento preventivo y correctivo. Le sale mucho más barato. Su operación se está trabando por esto. Y no me malinterprete: no se trata de tener la última moda en tecnología o los equipos más nuevos y costosos del mercado – se trata de disponibilidad, productividad y confianza. Ud. me entiende.

 

• Proveedores baratos. Y a mitad de nuestro “top five”, los proveedores baratos. Caractericemos bien que es un “proveedor barato” (porque existen proveedores que ofrecen excelentes prestaciones a precios muy convenientes, de esos que todos queremos).  Un “proveedor barato” es aquel que ofrece precios bajos, a costa suya. Estos son un problema no solo por lo que intuitivamente Ud. ya está pensando (problemas de calidad, ya sea en materia prima, servicios o cualquier otra cosa que Ud. adquiera como insumo para su cadena de valor o procesos de soporte, y por lo tanto con impacto en el cliente final – su cliente -) , sino por el desgaste operativo para Ud. Su organización le da la cara al cliente, y a la vez tiene que vérselas con el proveedor. Se está dando de “golpes” en ambos sentidos. Con este pecado, ya Ud. está en la lista negra.

 

• Personal barato: Número dos: ya estamos en los pecados capitales. Lógicamente, hay puestos de puestos, situaciones de situaciones y momentos de momentos, pero en términos generales, contar con personal barato: personal de muy bajo nivel y sin invertir en capacitación, motivación, comunicación le está saliendo caro. Esto lo podemos detallar: si Ud. lidera un departamento, dirección o empresa, parece mentira lo importantes que son las asistentes ejecutivas y secretarias. Esos son puestos claves para liberar su tiempo. Los mandos medios y coordinadores también lo son. En general, los perfiles profesionales de baja calidad, todo por ahorrarse “unos dólares más”, le está saliendo carísimos. Discúlpeme el tono coloquial, pero sí: sale carísimo! Esto se explica en mayor detalle por su repercusión en el pecado mayor, el punto 1 a continuación:

 

• Tiempo “personal” barato: estamos siempre hablando de gestión organizacional? Sí. Empecemos diciendo que el tiempo “personal” lo podemos dividir en el tiempo dedicado a la organización -léase el tiempo laboral - y el tiempo dedicado a su vida privada – léase familia, su propia persona, etc. Si Ud. no invierte bien en estos dos puntos bien, todo lo demás va a andar a medias, e inclusive a carecer de sentido. Veamos con más detalle:

• Tiempo público/laboral: para empezar, por si no se ha dado cuenta, Ud. es parte de la organización, y por el simple hecho de estar buscando mejorarse a sí mismo leyendo estas cuando menos bien intencionadas líneas, es una parte fundamental de la misma. Entonces le aplican los mismos principios e ideas esbozados en el punto 2, pero multiplicados por un factor de diez: Ud. está en un puesto clave, y debe estar capacitado, motivado, entrenado y preparado para el mismo. Y si es el CEO, líder, capitán o como queramos decirle, ni hablar!.

 

• Tiempo privado/íntimo: este no es un artículo filosófico ni mucho menos psicológico, pero digámoslo directo: por más trabajólico y/o ermitaño que Ud. sea, lo cierto es que nadie trabaja ni remotamente bien si está cansado o desmotivado. Para qué trabaja Ud.? Para quién(es) trabaja Ud.? Como bien dice Stephen Covey “sólo seremos sinceramente efectivos si empezamos con el fin en mente”, y me permito añadir, si mantenemos esa idea alumbrándonos durante todo el camino. Tómese esas vacaciones. Todos hemos experimentado el síndrome del “desastre de las 5:55PM”: hay algo pendiente en su agenda o algún problema, y a esa hora es para Ud. una catástrofe, y no tiene la menor idea sobre cómo resolverlo. Pero, como acto de magia, al día siguiente, después de descansar, no era la gran cosa. Imagínese el efecto acumulado por meses o años sin parar de laborar. Descanse. Dese su lugar como persona también: va a trabajar mejor, y a darle sentido a todo ese esfuerzo….

Estudio del mercado laboral en América Latina

La Consultora Entrepreneur de Santiago, especializada en outplacemet, ha realizado en 2003 un profundo estudio de las reales causas de este cambio en la generación del empleo, verificándose una tendencia irreversible, con características estructurales, que estará afectando la generación de empleo en toda esta década, tanto para la mujer como para el hombre.

Aquí van las conclusiones de ese estudio:

1. Lo que las empresas tienen ahora son proyectos, ya que no poseen más clientes fieles que les aseguren un ingreso permanente. Para mantener su competitividad están dejando de lado el contrato social que las enmarcaba y las obligaba a dar empleo fijo y “seguro”. 

2. El empleo, como expresión de trabajo fijo, disminuye en el mundo. En la década pasada se perdieron en el continente muchos empleos fijos, mientras que los empresarios crearon más de miles de nuevas organizaciones de servicios, educación, comercio, finanzas, internet y otras, que han estado absorbiendo a los desvinculados, bajo otras formas de trabajo.

3. El empleo fue una figura creada por la sociedad industrial, gran consumidora de mano de obra. Pero la actual sociedad del conocimiento no requiere gran cantidad de empleos, sino más bien de trabajadores.

En los últimos años los empresarios están desarrollando alianzas con ex empleados, colaboradores free-lance y contratando servicios externos (outsourcing), transformando costos laborales fijos en variables, gente que permanece o participa en la organización mientras el proyecto se desarrolla con resultados satisfactorios.

Ahora estamos siendo capaces de producir sin mano de obra. Pero no somos capaces de consumir sin empleo. Una paradoja del Siglo XXI.

4. Mucha gente cree que ingresa a una empresa a un trabajo fijo, pero no percibe que está participando de un proyecto que podrá continuar sólo si las cosas van bien. Las estadísticas así lo demuestran, verificándose un drástico aumento de la rotación en los cargos. Las empresas están reconociendo rápidamente a los participantes flexibles y exigiéndoles nuevos requisitos a los empleados fijos, quienes disminuyen en número por su falta de adaptación al cambio y porque tienen un costo más elevado de contratación ante un mercado –que somos nosotros– que desea productos y servicios cada vez más baratos, presionando a las empresas a reducir costos y a tener gente que brinde mejor servicio.

Estos nuevos participantes que trabajan para la empresa, son personas que permanentemente desarrollan habilidades técnicas y profesionales que los hacen empleables y que son capaces de agregar valor en su trabajo. Gente con más habilidad intelectual, comunicacional y de trabajo en equipo. Trabajadores que se ganan el pan con el sudor de sus mentes.

5. De alguna manera las empresas están siguiendo el siguiente camino:

• Un 50 por ciento de ellas está decidiendo tener la mitad de la gente con la que trabajan ahora y haciendo outsourcing de sus medios.
• Otra mayoría reduce los sueldos y aumenta las obligaciones a los que se quedan.
• Esperan que los sobrevivientes produzcan mucho más que todos los que operaban antes la empresa.
• Cambian trabajo rutinario, que es la mayoría, por tecnologías computaciones, software de gestión, etc.

El propio Charles Handly, uno de los mayores pensadores sociales del mundo, aún no muy conocido y leído en nuestro continente, señaló hace un tiempo: ”A principios del siglo XXI, menos de la mitad de la fuerza laboral en el mundo industrial contará con un empleo”.

6. En Latinoamérica una gran cantidad de personas ya no trabajan en empresas industriales, sino de servicio, en comercio, en intermediación, etc.

La era fabril está agonizando, las industrias ahora ya no fabrican; en su mayoría, arman, externalizan producción, unen, en síntesis tienen clientes. Benetton, la mayor textil del mundo, no fabrica nada ni vende nada. No fabrica nada porque externaliza la producción y no vende nada porque usa el sistema de franchising para que otros lo hagan.

En este contexto, ¿qué es lo que las empresas requieren entonces de las personas, de los profesionales, de todos nosotros? Por lo visto, cada día menos empleados de 9:00 a 6:00 y cada vez más gente que solucione problemas, que agregue valor, que sea capaz de innovar para satisfacer un mercado repleto de buenos productos, precios bajos, buena calidad y sobreoferta.

7. Las empresas compran ahora el resultado de tu tiempo, no tu tiempo. Por lo tanto, si dejas de agregar valor te cambian. La idea entonces es mejorar la versión de uno mismo, de uno como producto, ver qué voy a ofrecer a mi empresa, cuál es el valor agregado que voy a dar para que mi organización me siga considerando rentable.

8. Mientras en 1982 los servicios temporales o part time respondían por pocos reemplazos en funciones de secretaría y similares, transcurridos 19 años dan trabajo temporal a cerca de 10.000.000 de personas al mes en Latinoamérica, incluyendo las más variadas áreas profesionales. Personal de diversos niveles que no posee un empleo fijo –todo lo contrario–, y que constituye motivo de discusión en la determinación de los índices oficiales de cesantía, que mide cantidad pero no calidad. Una de las mayores manifestaciones está en el propio Estado, donde las contrataciones a honorarios ha aumentado en más de un 500 por ciento en los últimos tiempos.

Es gente que tiene un trabajo, no un empleo.

Hay empresas estatales en que más de la mitad de su personal no es empleado sino trabajadores subcontratados a través de empresas externas, sistema conocido con el nombre de outsourcing.

Este tipo de trabajador se puede ver en los negocios de comidas rápidas, en los reemplazos de personal en las empresas y en otras manifestaciones laborales, que poco tienen que ver con el trabajo fijo y seguro de antaño. Mientras el empleo se reduce matemáticamente, el trabajo flexible aumenta geométricamente.

9. Para el obrero o empleado, el desafío lo constituye luchar contra la tecnología que reemplaza vertiginosamente el trabajo rutinario y manual, debiendo desarrollarse un nuevo tipo de capacitación que habilite mentes y no brazos.

Las empresas nos dicen tácitamente: ¡no queremos más tu lealtad, queremos tu trabajo! El profesional de hoy debe comenzar a administrarse a sí mismo como si él fuera una empresa; como un proveedor más que un empleado, ser capaz de negociar, traducir, interpretar, capacitar, unir y proporcionar servicios.

En síntesis, son tres las características básicas: ser empleable-descartable, poseer mentalidad de proveedor independiente y además contar con un alto grado de flexibilidad.

Sin lugar a dudas estamos transitando desde las carreras basadas en los empleos a las carreras basadas en el trabajo. Pero para poder hacerlo debemos modernizar las leyes laborales que ya no se ajustan a los tiempos que vivimos, como también cambiar el paradigma que nos obliga a dar empleo fijo.

10. Hay que romper el viejo long-play 33 1/3, que sigue sonando sobre la recuperación del empleo a partir del crecimiento económico: la nueva sociedad del conocimiento dará muchos menos empleos que la sociedad industrial, pero dará mucho trabajo.

Por lo tanto hay que generar nuevas oportunidades, incentivando una gran campaña emprendedora que desarrolle nuevas empresas y genere más trabajo de valor, menos orientado a la industrialización básica, habilitando una generación empresarial que asuma los riesgos y cree nuevas oportunidades, no dándole tanta importancia a los índices de cesantía, sino a los índices de nuevas oportunidades.

La solución no pasa por los anuncios de las autoridades para flexibilizar el pago de las deudas de los pequeños y medianos empresarios, sino que además, el cómo reinventar sus negocios para que tengan sustentación globalizada en el tiempo. Las medidas hasta ahora adoptadas son como tratar de reducir el alcoholismo reduciendo el tamaño de la botella.

Necesitamos nuevos emprendedores con ideas sustentables y creativas, con apoyo estatal y privado. También capital de riesgo.

Como estos osados e intrépidos aventureros no abundan en nuestro continente, es necesario generar incentivos para la creación de nuevas empresas con nuevos sistemas de capacitación, educación universitaria y fomento al emprendedorismo. Las principales manifestaciones del cambio son las siguientes:

11. Conclusiones finales:

• Proceso de anorexia estructural en las empresas. Menos personas hacen las mismas funciones. Reingenierías, reestructuraciones (downsizing).
• Nuevas tecnologías desplazan la mano de obra.
• Incremento del trabajo intelectual.
• Las empresas buscan sub-contratar a terceros funciones como los servicios, la producción y las ventas, eliminando empleos (outsourcing).
• Se privilegia al personal que agregue valor a su trabajo y que sea conocedor de tecnologías computacionales.
• El principal capital de una empresa no son las máquinas y los equipos, son las neuronas activables de su gente.
• Las estructuras de las empresas competitivas son ahora desmontables, descartables, desechables, transportables, franquiciables y virtuales. En medio de todo esto, un ser humano desconcertado.
• Las empresas quieren gente joven y la carrera laboral termina a los 45 años, mientras las expectativas de vida se estiman en 85 años. Esto deja en jaque nuestro sistema de pensiones, que nos permite trabajar 25 años a lo máximo con imposiciones y aportes previsionales para financiar 40 años de jubilación.

101 Ideas a practicar para este 2011

Navegando por este “océano” virtual que es internet he visto un monto de recopilaciones y, quiero compartir este año una lista con 101 ideas para que el 2011 les vaya de maravillas.  La lista es realmente un apoyo y gran parte de los consejos tienen que ver con la organización personal, hábitos, aprendizaje, etc.

1. Organízate. GTD, ZTD, … No importa el sistema; más complejo o más sencillo, todos deberíamos utilizar algún método para mejorar nuestra organización personal.
2. Revisa tu trabajo. De vez en cuando, analiza tu trabajo de forma más amplia y global.
3. Organiza tus lecturas. El número de libros que leemos en nuestra vida es limitado; los que leemos en un año más todavía. Con ellos aprendemos, disfrutamos, nos emocionamos, reflexionamos, … Selecciona bien qué leerás en 2011.
4. Copia tus datos digitales. Archivos del trabajo, documentos personales en formato digital, fotografías, todos los artículos en tu blog, etc. Demasiada información valiosa que podría perderse si no hacemos una copia de seguridad a tiempo. Dependiendo del tamaño de tu “vida digital” necesitarás un lápiz USB, un disco externo o quizá una cuenta en Dropbox.
5. Organiza tus fotos. Con la aparición de cámaras digitales en nuestras vidas, hemos ido acumulando miles de fotografías en formato digital. Es momento de revelar algunas y organizar al resto.
6. Termina tus tareas. En la medida de lo posible, termina todas tus tareas pendientes e identifica y organiza las siguientes acciones.
7. Revisa tu correo y deja tu bandeja de entrada a cero. Lee todo tu correo electrónico pendiente. Aprovecha y cierra este año las cuentas de email que no utilices.
8. Organiza tus suscripciones a blogs y otras páginas en Internet. Puedes establecer grupos de lecturas, por ejemplo, por niveles de prioridad. También puedes eliminar gran parte de tus suscripciones; por ejemplo: un 80%.
9. Dona o recicla. Decide qué donar o reciclar. Seguro que hay muchas cosas en casa que no necesitas.
10. Pon al día tus redes sociales…o cancela tus cuentas. ¿Realmente necesitas estar en Twitter, Facebook, Tuenti, etc.? Si es así, entonces actualiza tu perfil y úsalas. En caso contrario, quizá deberías plantearte cancelar alguna de tus cuentas.
11. Reduce el tiempo de TV. Un buen comienzo puede ser no encenderla durante un tiempo.
12. Reduce el tiempo en redes sociales. A lo largo del día pueden aparecer muchas distracciones sociales que no nos dejan hacer nuestro trabajo como deberíamos. Empieza a reducirlas o, mejor, elimínalas.
13. Reserva espacios de tiempo para algunas actividades. Estudiar un nuevo idioma, escribir un blog, son actividades para las no siempre encontramos tiempo. La única forma de lograrlo es establecer un horario fijo en tu agenda para cada una de ellas.
14. Crea un plan para el ejercicio físico. No improvises tus salidas a correr o tus horas en el gimnasio. Intenta siempre crear una rutina para el ejercicio físico.
15. Revisa tu agenda de contactos. Elimina de tu lista de contactos los números de teléfono o emails de personas a los que nunca llamarás.
16. Actualiza tu página web o mejora el diseño de tu blog. Intenta sorprender este año a tus lectores con un nuevo diseño para tu página o para tu blog. Si no tienes blog, lee el siguiente punto.
17. Abre un blog o simplemente escribe algo cada día. Empieza a escribir un blog personal o sobre algún tema que te interese. Es una experiencia muy recomendable…y gratis.
18. Actualiza tu CV. No importa que no estés buscando trabajo. Probablemente habrá algunos cursos que hayas impartido o recibido y que deberías añadir a tu curriculum vitae.
19. Deshazte de algo cada día. Tira o dona una cosa cada día durante las próximas semanas.
20. Empieza a madrugar. Muy recomendable el artículo de Leo Babauta “How I became an Early Riser”.
21. Organiza todos tus “papeles”. Si todavía no te has pasado al “lado digital”, organiza todas esas facturas, cartas, notificaciones, etc.
22. Reduce el papel en tu vida. Pásate a la factura electrónica. Probablemente tu banco te ha ofrecido la opción de recibir todas las notificaciones en formato digital. Quizá 2011 es el año para empezar a hacerlo.
23. Delega o aprende a decir que no. Si puedes hacerlo, delega alguna de tus tareas o sencillamente aprende de una vez a decir que no.
24. No procrastines. Hay muchas formas de evitar la posponer continuamente las tareas.
25. Abre una cuenta en Twitter. El microblogging no es sólo decir que estás haciendo en cada momento. Con él puedes preguntar, aprender, opinar, etc.
26. Prioriza. Encontrar tiempo para las cosas importantes en ocasiones no es fácil. Prioriza tus prioridades.
27. Ordena cajones y armarios. Saca todo lo que tengas en ellos y vuelve a meter en ellos de forma ordenada lo realmente necesitas que esté allí. Es una forma efectiva de combatir del desorden.
28. Pon una “bandeja de entrada” en tu casa. Siempre es práctico disponer de un espacio donde dejar llaves, cartera, móvil, etc. al llegar a casa.
29. Pásate a la agenda digital. Aunque cueste desprenderse de la agenda de papel tradicional, el cambio al modo digital merece la pena.
30. Deja de comprar cosas que no usarás. Este año, cada vez que vayas a comprar algo, piensa antes durante un minuto si realmente es imprescindible. Necesitas menos de lo que crees.
31. Mantén limpio y ordenado. Mantener limpio en lugar de limpiar durante horas es cuestión de hábito.
32. Cuenta las cosas que tienes. No pretendo que participes en el reto de vivir sólo con 100 objetos, pero hacer un pequeño inventario puede ayudar.
33. Bebe menos café. Y lee “7 Food Hacks to Stay Alert Without Caffeine”.
34. Cocina algo en casa. Bien para llevar al trabajo, o si tienes la opción de ir a comer a casa, cocina al menos una vez al día.
35. Instala software libre en tu computador.
36. Dedícate 15 minutos al día. El estrés diario en el trabajo y en casa, en ocasiones no nos dejan unos pocos minutos a solas para pensar. Encuéntralos cada día. Reserva un tiempo para pensar.
37. Aprovecha la hora de comer. Es muy posible que una vez tomado el tiempo para comer con tranquilidad, todavía te quede un buen rato para hacer muchas cosas. Berto Pena propone en su blog 25 cosas que se pueden hacer.
38. Dona libros que ya has leído. Regala los libros que ya hayas terminado o bien puedes utilizar servicios como Book Buyback de Amazon para conseguir algún dinero por ellos.
39. Suscríbete a este blog. Utiliza el modo de suscripción RSS para seguir los artículos de este blog, y también los del blog sobre educación y TIC.
40. Elabora una lista de “Cosas que puede empezar a hacer en 2011”. Elaborar una lista como esta, incluso menos extensa, puede ser una buena forma de pensar en proyectos para este año.
41. Haz cosas en lugar de hacer listas de cosas. Sé proactivo. Es una de las claves para tener éxito.
42. Escribe cartas. Utiliza el correo postal para enviar alguna carta o felicitación a tus amigos por su cumpleaños o sencillamente porque sí. Lo agradecerán.
43. Cuida tu peso y tu salud en general. Siempre consultando a tu médico primero, hay algunos consejos que son de sentido común, como deja de comer comida basura o hacer un poco de ejercicio físico.
44. Lee al menos un libro cada mes. No es mucho. Si eres de los que cuenta las páginas, en primer lugar deja de hacerlo ya. Debes saber que para terminar un libro de 300 páginas al mes, sólo debes leer 10 páginas al día; apenas unos minutos. No hay excusas.
45. Viaja fuera de tu país al menos una vez este año. Si no viajas por cuestión de dinero, hay vuelos baratos con algunas aerolíneas. Si no viajas por cuestión de tiempo, nada impide salir fuera de tu país un fin de semana.
46. Empieza con un nuevo idioma. Aprender una nueva lengua siempre es una experiencia positiva. Conocer algunas frases en otros idiomas es muy útil cuando sales de viaje.
47. Supera alguna manía o fobia. Empieza por poner solución a esas pequeñas manías, antes de pasar a enfrentarte a las grandes fobias (arañas, volar, …).
48. Lee sobre productividad. Se han publicado muchos libros que tratan la organización personal: Getting Things Done (David Allen), Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva (Stephen R. Covey), Gestiona mejor tu vida (A. Pena), La semana laboral de 4 horas (T. Ferris), etc.
49. Enseña algo a alguien. Seguro que sabes hacer algo que algún amigo puede aprender. Enséñale.
50. Aprende a tocar algún instrumento. No hace falta que empieces con la música de forma profesional. Con un poco de empeño y alguna ayuda que otra, puedes conseguir tocar algunos acordes con la guitarra o el piano.
51. Re-aprende algo de matemáticas. Encuentra algunos apuntes de matemáticas, de primaria, secundaria o de tu paso por la Universidad. Comprobarás qué poco cuesta volver a aprender cómo se resuelve una raíz cuadrado o un sistema de ecuaciones. Puede ser divertido.
52. Aprende a cocinar un plato distinto cada mes. Internet está lleno de buenas ideas y de fantásticos blogs sobre gastronomía. Lee semanalmente alguno de ellos, selecciona una receta para cada mes e intenta mejorarla hasta final de año. Serás experto en 12 platos para 2012.
53. Crea una lista de deseos y publícala. Confecciona una Wish List en Amazon o en tu propio blog y hazla pública. Será de gran ayuda para los que no saben que regalarte. Y quizá te lleves más de una sorpresa.
54. Aprende algo sobre vino. Conocer algo sobre vino siempre es interesante, bien por el placer de aprender o bien porque siempre hay alguna ocasión que lo merece.
55. Asiste a un concierto de música clásica. Planifica ya para este año asistir a algún concierto de música clásica en el auditorio o teatro más cercano a tu ciudad.
56. Preparara un buen desayuno cada día. Hay cientos de alternativas a la combinación de café y tostadas. En Internet encontrarás algunas sabrosas, fáciles de preparar y sanas.
57. Prepara algo especial para tu cumpleaños. Organiza este año algo completamente distinto para la celebración de tu cumpleaños; o deja que tus amigos te sorprendan, déjalo en sus manos.
58. Practica un deporte nuevo. Prueba con algún deporte nuevo, alguno en equipo si es posible.
59. Reencuéntrate con alguien. Seguro que hay algún amigo a quien no ves desde hace años. Seguramente lo encuentres en alguna red social.
60. Regala algo sin motivo. Sorprende a alguien de vez en cuando regalándole algo sin motivo.
61. Deja de comer comida “chatarra”. No hay ninguna razón por la que debas comer comida basura. O mejor dicho, hay muchas razones por las que no deberías comerla.
62. Aprende a bailar. Pero no cualquier cosa.
63. Compra un podómetro. Anda al menos 10000 pasos cada día (5 Km.). Deja el ascensor, utiliza las escaleras.
64. Aprende una palabra nueva cada día. En tu idioma: mano al diccionario.
65. Estimula tu cerebro. Cálculo mental, reflejos, coordinación, memoria, etc. Practica con juegos.
66. Vota. Participa en las elecciones: nacionales, regionales y locales. No te abstengas.
67. No te quejes tanto. Deja de comportarte como un niño pequeño e intenta no quejarte durante los próximos 30 días.
68. Dedica un día al servicio de los demás. Sólo un día al año, no es mucho pedir, y además existen muchas formas de ayudar a otros.
69. Haz una lista de las cosas que vas aprendiendo este año. Elaborar una lista con lo que vas aprendiendo te servirá para hacer balance al terminar el año.
70. Come más fruta y verdura. Hay muchas razones por las que comer fresco es más sano para ti y para nuestro planeta.
71. Aprende a manejar bien un programa informático. Sobre todo si es una herramienta para la productividad, conviértete en un experto.
72. En cada momento haz sólo una cosa. La multitarea está sobrevalorada.
73. Colabora en algún proyecto de contenidos abiertos. Por ejemplo, crea un usuario en Wikipedia y empieza a escribir algo. De verdad, puedes.
74. Haz pausas en el trabajo. No pierdas la buena costumbre de hacer pausas entre tareas o cada cierto tiempo. Prueba la técnica Pomodoro.
75. Sé puntual. Llegar a los sitios a tiempo o incluso antes marca la diferencia entre que todo vaya bien o empezar con el pie izquierdo. Especialmente al ir al trabajo.
76. Convierte grandes proyectos en pequeñas acciones. Fragmentar una tarea compleja en varias más pequeñas y manejables facilita enormemente la labor de terminarla. Los proyectos no se hacen.
77. Escucha más, habla menos. Di más hablando menos.
78. Automatiza todas las tareas que puedas en tu computador. Existen algunos programas informáticos (Automator en Mac y varios programas para Windows) para automatizar aún más ciertas acciones con el ordenador. Ese tiempo que ahorras, podrás invertirlo en hacer otras cosas.
79. Aprende a escribir y a leer más rápido. Leer en menos tiempo y escribir más rápido (a mano o con el teclado) es cuestión de hábito. Practica.
80. No te lleves trabajo a casa. En la medida de lo posible, intenta no llevar a casa documentos que revisar o informes que redactar.
81. Aprende a tomar notas. En papel o en formato digital, el mejor de los hábitos es el de registrar en algún sitio tus notas mentales. Moleskine es una opción en papel que me gusta. Evernote es la alternativa digital de la que no me puedo desprender ya.
82. Simplifica. “La simplicidad es la sofisticación definitiva” (Leonardo da Vinci) y otras cuantas frases más sobre simplicidad y minimalismo, quizá son un buen punto de partida para disparar tu organización. No siempre más grande es sinónimo de mejor.
83. Evita las distracciones. Existen de todo tipo: sociales, las del trabajo, online, etc. Todas ellas se pueden reducir y/o eliminar.
84. Empieza a aplicar la regla entra/sale. Cuando algo entre en tu casa, algo tiene que salir. Es una buena forma de combatir el desorden y el mejor método para no acumular cosas que probablemente no necesitas.
85. Dona la ropa que no necesitas. Aunque cueste deshacernos de ella, no tiene ningún sentido guardar en los armarios ropa que nunca te pondrás.
86. Colabora una ONG. Si no puedes involucrarte en una ONG por cuestiones de tiempo, al menos haz una aportación económica. Infórmate bien sobre la ONG y qué proyectos lleva cabo.
87. Haz ayuno de información. De vez en cuando practica la “Dieta de la Información”. Tu mente lo agradecerá.
88. Visita 3 museos. Infórmate sobre exposiciones de arte, historia o cualquier tema que te interese.
89. Pide ayuda. A veces, tú solo no puedes.
90. Haz las cosas más despacio. Para disfrutar de la vida, hay que vivirla más despacio.
91. Elimina a algunos “amigos” del Facebook. Empieza el año con menos “amistades” virtuales. Puedes empezar eliminando esos contactos a los que no conoces en persona (¿qué hacen ahí?).
92. Duerme 8 horas todos los días. Es la mejor forma de empezar el día con energía.
93. Bebe más agua. Al menos 8 vasos todos los días. Unos 2 litros.
94. 94. Paga a tiempo. Intenta llevar todos tus pagos al día. Dormirás mejor.
95. No contestes siempre al teléfono. El teléfono está para darte un servicio a ti, no a los demás. Devuelve las llamadas si crees que puede ser urgente. Pero tranquilo, si es importante volverán a llamar.
96. No te preocupes tanto. Dejar de preocuparte por lo que pueda ocurrir, porque todavía no ha sucedido, y probablemente no suceda.
97. Lee estos blogs; están llenos de buenos consejos: Zen Habits, Mnmlist, ThinkWasabi, Optima Infinito, El Canasto, DuTudu, Uncluttered, Hábitos Vitales, etc.
98. Escucha más música. Descubre y escucha música nueva. Dicen que uno se hace mayor en el momento que deja de renovar su música.
99. Conoce tu ciudad. ¿Saben más sobre tu ciudad los turistas? No lo permitas. Prepara ya una visita turística a la zona histórica de tu ciudad. No olvides la cámara.
100. Sonríe más. Esta es gratis. Sonríe a alguien que no conoces.

La "Calidad", no exija cambio, sea usted el cambio...

La calidad empieza con el cambio de valores, ética, disciplina, orden, limpieza y puntualidad de uno mismo. Luego conviértase en un agente de cambio al trasmitir a través del ejemplo.

En la actualidad, la industria moderna busca la calidad de sus productos ofertados mediante la mejora de eficiencia de sus procesos. Directivos de pequeñas, medianas y grandes empresas están inmersas en la inversión de fuertes sumas de dinero en la implantación de sistemas de gestión y consultorías en general que permitan la disminución de tiempos, costos y fallas en los productos finales. Se ven constantemente la oferta de complejos sistemas de indicadores que permiten poder medir en tiempo real el estado de los diferentes procesos internos, externos y de la satisfacción del cliente para tomar decisiones eficaces.

Pero estos sistemas en muchos casos, en vez de convertirse en simplificadores de control y facilitadores de información real para la toma de decisiones, se convierten en celdas cada vez más estrechas para los directivos al tomar mucho de su tiempo en hacerle seguimiento y, sobre todo, en lograr que los integrantes de las organizaciones tomen acciones correctivas ante cualquier desviación significativa.

Los directivos perciben un vacío en estilo y herramienta de gestión, siente la falta del aceite que lubrique los engranajes entre personal y políticas, procedimientos y controles establecidos. Esto sucede por una simple y a la vez compleja razón, estos sistemas de gestión e indicadores están aumentando el trabajo de la organización en vez de sustituir y simplificar parte de este. Esto sucede porque no se está atacando la causa raíz directamente, la calidad humana de las personas que integran cada organización.

El primer paso antes de comprar e implementar sistemas de gestión y/o indicadores es trabajar en la calidad humana de las personas. Hay que partir desde el aspecto que las organizaciones son entidades sociales, es decir, están compuestas por personas y son estas últimas quienes harán que los sistemas de gestión, indicadores, procedimientos, políticas y otros elementos que se apliquen, funciones realmente como una solución o como un problema más.

La calidad humana se puede medir bajo criterios como valores, ética, responsabilidad, puntualidad, disciplina, orden y limpieza, motivación, capacidad de relacionamiento y otros aspectos fundamentales. Una persona con una calidad humana elevada puede llegar a tener el mismo éxito profesional que una persona corrupta, con la diferencia que la primera sentirá orgullo interno real y motivante por lo conseguido además de la conciencia tranquila, aspecto que no se puede llegar a valorar monetariamente. Una persona con disciplina, pro actividad, ética y otros elementos importantes ya indicados anteriormente puede llegar a sobresalir mucho más como un líder real y digno de imitar ante los funcionarios. Mucha gente daría más de la mitad de sus logros por poder estar con la conciencia en paz y sin esto último el éxito en la vida no está completo.

Para trabajar en la mejora de la calidad humana de los funcionarios la estrategia más efectiva para un directivo es lograr el cambio positivo, real y duradero en los criterios mencionados anteriormente pero en sí mismo. Cada directivo debe cambiar primero para saber exactamente lo que desea que se cambie dentro de la cultura organizacional para que se convierta en una cultura de calidad y sobre todo para ser un ejemplo. La Alta dirección de una organización debe convertirse en un espejo de los que pretende que sus trabajadores sean. Cambie primero, será mucho más fácil trasmitir el comportamiento que se desea. Se evidencia constantemente directivos que exigen puntualidad, pulcritud, disciplina, respeto y otros a sus funcionarios cuando ellos mismos son los primeros en estar alejados de lo deseado.

Propietarios de empresas con una enfermiza persecución a sus trabajadores en busca de encontrar fraudes, robos e indisciplinas, de tal forma que llegan a dañar la honorabilidad de las personas en vez de estar ocupando ese tiempo en la búsqueda de crecimiento y nuevas oportunidades de negocios. Esto refleja que cada persona piensa que los demás podría hacen lo que esta haría. Como directivo pida lo que usted puede dar como persona, de otra forma no logrará las metas con la eficacia que espera. Es importante tomar en cuenta que la empresa es lo que su Alta Gerencia es.

Para lograr la calidad de sus productos y/o servicios, de sus procesos y de su organización en general de forma sostenible y real comience cambiado usted mismo. Una vez logre ese cambio y sea capaz de transmitirlo, la implantación de sistema de gestión y/o indicadores será exitoso puesto que ya tiene lo fundamental listo, las personas.

Para empezar este cambio fijase metas fáciles de cumplir. A continuación hay algunos ejercicios que puede realizar para lograr un cambio hacia la calidad humana:

• Llegar puntual toda la semana a la oficina, no significa 10 ó 15 minutos después de la hora de ingreso sino estar en el puesto de trabajo listo para empezar la jornada a la hora establecida. Es importante que todo directo o gerente de la empresa tenga la moral de poder pedir puntualidad y disciplina a sus funcionarios, cumplir las normas y horarios primero dará mucho más fuerza y validez a su solicitud.

• Respete la agenda temaría de las reuniones programadas para la semana, documéntese adecuadamente previo a su ingreso y no toque otros temas mientras no se terminen los agendados; y sobre todo respete el tiempo de los demás. No programe más reuniones de las que pueda llegar puntual y preparado para si no fallar o llegar tarde a ninguna.

• Mantenga la pulcritud en su apariencia, no es necesario llevar traje y corbata para mantener una buena presentación en cada momento.

• No tome decisiones apresuradas sin analizar al menos 2 alternativas o analizar a fondo las causas del problema. Converse con sus funcionarios, tenga escucha activa, no recrimine antes de saber a fondo los motivos de cada situación.

• No deje ninguna actividad a medio terminar, aun si se da cuenta que no es la mejor alternativa realice el seguimiento hasta que se cierre o clausure. No permita que exista incertidumbre sobre las actividades emprendidas.

• Practique el cumplir todas las normas establecidas inclusive si le significa 1 minuto más de trabajo, olvídese que usted es el jefe y siga los pasos establecidos, aprenderá lo que significa que todos realicen las actividades correctamente.

• Ordene su escritorio antes de trabajar y al finalizar la jornada, la primeras jornadas tardará quizás más de 20 minutos, pero con el tiempo no durara más de 5 minutos. Trate de tener lo que usará durante ese día según su agenda lo que necesitará. El orden y la limpieza es esencia en el logro de la calidad, que incluye a su vez una buena imagen. La calidad no solo se hace, también debe parecer que usted la hace. Consulte el método de las 5S, conviértalo en un estilo de vida.

Estos cambios no solo afectan la parte laboral, cuando se convierte en una forma a de vida también afecta de forma positiva su ambiente familiar.

Lo importante es que cada directivo debe tener claro que la calidad se la debe exigir cada uno antes de exigirla a los demás, puesto que estará evaluada y percibida por el personal en base a los que el demuestre como calidad. A su vez, para que cualquier sistema de gestión no solo mejore la imagen externa de la empresa por la certificaciones que pueda obtener, sino que traiga resultados positivos, empiece por cambiar la calidad humana de quienes aplicarán ese sistema de gestión, este último será reflejo de lo que la alta dirección y los funcionarios son.

Las Cinco "S"

El origen de las cinco “S” está en sus nombres en japonés, todas las palabras comienzan con “S”; Seiri (clasificar), Seiton (organizar), Seiso (limpiar), Seiketsu (bienestar) y Shitsuke (disciplina), como podrá observar, al traducirlas al español ninguna comienza con “S”. Pero su traducción es aplicada actualmente a la gestión empresarial...

Este método se ha integrado a las certificaciones de calidad empresarial, usted lo puede implementar hoy mismo.


Los 3 primeros puntos se relacionan con COSAS.

1- Clasificación. Se separan las cosas que sirven de las que no sirven, lo que es necesario de lo innecesario, lo suficiente de lo excesivo.

• Es frecuente encontrar cosas inútiles que tienen años estorbando, así como artículos de consumo en buen estado que ya no se usan, se debe clasificar todo. Deshágase de lo que no utiliza, los puede vender, donar o tirar, pero que ya no le ocupen espacio en la empresa.

2- Organización. Todo debe tener un orden y una ubicación para localizarlo fácilmente cuando se necesite.

• Ordene mediante claves alfabéticas o numéricas.
• Designe un lugar para cada cosa por prioridad de uso, los de uso frecuente póngalos cerca de usted y los de uso esporádico guárdelos en un lóquer o almacén.

3- Limpieza. Es una regla indispensable en las áreas de trabajo, quite lo sucio a las cosas, también incluye pintar o retocar para que tengan un mejor aspecto. La empresa es responsable de la limpieza, pero cada quien debe ocuparse de su área de trabajo, limpie antes de empezar a trabajar, cuando salga deje todo ordenado, limpio y en su lugar, con el tiempo se convertirá en un hábito.

Los 2 puntos siguientes se relacionan con las PERSONAS. 

4- Bienestar personal. Se trata de la salud física y mental del trabajador, para ello considere lo siguiente:

• Aseo y arreglo personal, el baño diario, bien peinado, y con ropa limpia. 
• Ser prudente en el consumo de alcohol, fumar o sustancias dañinas que crean adicción. 
• Alimentación balanceada en condición de higiene. 
• Postura adecuada en su área de trabajo.
• Descanso suficiente, dormir y convivir con la familia y amistades. Haga todo lo que considere necesario para mantener un equilibrio entre lo físico, mental y espiritual.

5- Disciplina. Sea estricto con los 5 puntos, no se tolere errores, un ambiente de trabajo sano y equilibrado se logra con disciplina. La disciplina es un arma muy poderosa para progresar en el trabajo, predique con el ejemplo.

Dijimos que es la técnica de las 5 “S”, le vamos a agregar una “H”.
Se refiere al hogar, analice los cinco puntos para que implante el sistema en su hogar, funciona igual pero con mejores resultados, se trata de la parte más importante de usted... su hogar. No es suficiente tener buenas intenciones, es necesario hacerlo a diario, al principio es difícil, lo puede comparar con el lanzamiento de un cohete, al principio se requiere de mucha energía, pero después el esfuerzo es mínimo.

Propóngase un plan de 21 días para vencer la resistencia al cambio, el beneficio es grande. Si lo aplica en su hogar, los frutos son aún más grandes, empiece hoy mismo.

Aporte: Ramon Salop

Lider de hoy ( cualidades )

El estilo de liderazgo desde los altos cargos gerenciales, inaccesibles para el personal operativo, debe quedar desechados si las organizaciones quieren formar equipos de trabajo sostenibles y sólidos en el mediano y largo plazo. Los puestos de liderazgo deben cambiar, es decir, dejar de ser la punta de la pirámide dentro de la estructura para convertirse en la base la misma dentro de la organización. El líder de la organización debe tener como función principal el identificar y satisfacer las necesidades de los integrantes de su equipo de trabajo; para que así, estos puedan contar con las herramientas y motivación necesaria para lograr la satisfacción de los clientes externos y el cumplimiento de las metas trazadas. La satisfacción de las necesidades del equipo de trabajo debe estar basada en dar y/o facilitar lo que los integrantes de la organización necesitan realmente y no siempre en lo que desean o piensan que requieren. Este trabajo, si bien muy minucioso, es de vital importancia para el éxito y la consecución del emergente sistémico buscado permanentemente como pilar para un buen desempeño organizacional.

Para identificar las necesidades de los integrantes del equipo o de la organización en general, el líder debe fomentar las relaciones humanas con cada uno de ellos. Para el fomento exitoso de las relaciones humanas el líder debe desarrollar cualidades como paciencia, afabilidad, humildad, respeto, generosidad, indulgencia, honradez y compromiso. Sólo bajo estas cualidades se puede romper las barreras de comunicación y prejuicios que pudieran existir para así poder interiorizarse en las necesidades reales de cada uno de los miembros de la organización. El líder debe convertirse en un servidor y en un ejemplo de y para su equipo de trabajo.

Cuando nos referimos al hecho de que el líder debe ser paciente, quiere decir que debe tener dominio de sí mismo, aspecto importante al momento de guiar a la organización. El líder debe dar un ejemplo con su comportamiento. Es importante tener en mente que el líder es el espejo de lo que la organización es en realidad. Éste debe transmitir seguridad.

El líder debe tener como cualidad la afabilidad, esto significa que debe prestar atención, apreciar y animar a su equipo de trabajo. Esto se refiere a cómo actuamos, a la forma en cómo préstamos atención a los demás dentro la organización, dentro de lo cual debemos practicar la escucha activa. Tenemos la capacidad de pensar cuatro veces más deprisa de lo que los demás pueden hablar, por tal situación por lo general tenemos un montón de ruido de comunicación interna mientras estamos escuchando; lo cual genera que no siempre comprendamos en su totalidad el mensaje. La escucha activa requiere de práctica disciplinada que permita poder silenciar esa comunicación interna para poder prestar atención total mientras escuchamos a los demás. La escucha activa se basa en tratar de ver las cosas como el que habla las siente, lo cual está relacionado con la empatía. Así mismo, el ser afable tiene que ver con el hecho de poder resaltar las cualidades y buenos actos de las demás personas, y no sólo basarnos en encontrar lo que se está haciendo mal. La tercera cualidad mencionada es la humildad, la cual significa ser auténticos, sin pretensiones, no ser arrogantes ni jactancioso. Se debe ser autentico, ser uno mismo, no ser presumido, engreído y autosuficiente. El ego obstaculiza y levantan barreras entre las personas. La humildad no es sentirse menos, sino pensar menos en uno para pensar más en el equipo de trabajo. Hay que tener en cuenta que como un equipo, en la organización todos dependen de los demás para el éxito global. Otra de las cualidades es el respeto, el mismo que significa tratar a los demás como si fueran personas importantes, que en el caso de las organizaciones es cierto porque cada uno de los integrantes de la misma cumple una función específica que ayuda al cumplimiento del propósito global.

El líder debe tener interés personal en el éxito de aquellos a los que dirige, esto incluye ayudarle a conseguir su éxito. La quinta cualidad de un líder es la generosidad, lo cual es satisfacer las necesidades de los demás. Otro de las cualidades de un líder debe ser la indulgencia, es decir el no guardar rencor al que lesione los intereses del equipo u organización. Las personas no son perfectas, y un líder por su posición puede ser blanco de varios ataques o discordancias. Esto no significa que se tenga que pasar por alto los actos erróneos; más bien significa la práctica de un comportamiento positivo hacia los demás, no un comportamiento pasivo o en su caso agresivo que denigre la dignidad de las personas. El líder debe ser abierto, honrado y directo con los demás, guardando el respeto ante todo. El comportamiento indulgente consiste en resolver a situaciones según surgen de manera positiva y en dejar de lado cualquier prejuicio de rencor.

La penúltima de las cualidades básicas de un líder es la honradez, la cual es estar libre de engaños. Esta suele ser la cualidad que mayor cantidad de personas colocan en su lista de lo que espera de un líder. La confianza se cimienta sobre la honradez, esto es lo que mantiene sólidas las relaciones humanas. La honradez implica ayudar a las personas a tener perspectivas claras, hacerlas responsables, estar dispuesto a dar tanto las buenas como las malas noticias, informar sobre los resultados del trabajo, tener reacciones previsibles, ser consecuentes y ser justo. La última de las cualidades básicas de un líder es el compromiso, el mismo que puede definirse como limitarse a las propias elecciones. Esto significa cumplir con las elecciones que se han tomado. Es diferente implicarse en algo que comprometerse, por lo general las personas se implica en un tema específico, pero es papel del líder lograr que se comprometan con el mismo y para esto es este último el primero que debe estar comprometido. El verdadero compromiso es una visión de desarrollo personal y del desarrollo del grupo junto con la mejora continua.

El líder comprometido está consagrado a un desarrollo integral de si persona y a una mejora continua, se compromete a llegar a ser el mejor líder que puede llegar a ser. No se puede exigir que las personas a las que dirigimos den su mejor esfuerzo cuando el líder mismo no está dispuesto a crecer y llegar a ser lo mejor posible.

Un buen líder debe trabajar duro en desarrollar las cualidades mencionadas anteriormente. En ningún momento se puede pensar que podemos alcanzar a la perfección, más bien son cualidades que podemos y debemos mejorarlas constantemente. Los verdaderos líderes se ven cuando nos vemos en la necesidad de dar lo mejor de nosotros mismos, cuando estamos en una encrucijada, cuando estamos con personas fastidiosas o tenemos que ser afables y respetuosos con personas que no son de nuestro agrado.